Personvernerklæring

Sist oppdatert: 1. januar 2025

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger i forbindelse med drift av hotellet og kasinoet Merquavianroyalstay, samt tjenestene som tilbys via nettstedet merquavianroyalstay.com. Vi er forpliktet til å behandle dine personopplysninger i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) (EU) 2016/679, samt gjeldende norsk personvernlovgivning, herunder personopplysningsloven av 2018.

Vi oppfordrer deg til å lese denne erklæringen nøye slik at du forstår hvilke opplysninger vi samler inn om deg, hvorfor vi gjør det, og hvilke rettigheter du har.

1. Behandlingsansvarlig

Den behandlingsansvarlige for dine personopplysninger er:

Som behandlingsansvarlig er ansvarlig for at behandlingen av dine personopplysninger skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

2. Personvernombud (DPO)

Vi har utpekt et personvernombud som er ansvarlig for å overvåke at vår behandling av personopplysninger er i samsvar med GDPR og annen personvernlovgivning.

Du kan kontakte personvernombudet direkte dersom du har spørsmål eller bekymringer knyttet til behandlingen av dine personopplysninger, eller dersom du ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til GDPR.

3. Personopplysninger vi samler inn

Vi samler inn ulike kategorier av personopplysninger avhengig av hvilket produkt eller tjeneste du benytter, og din interaksjon med oss. Nedenfor finner du en oversikt over de personopplysningene vi typisk samler inn:

3.1 Identifikasjonsinformasjon

• Fullt navn
• Fødselsdato og -sted
• Nasjonalitet
• Kjønn
• Kopi av identifikasjonsdokumenter (pass, nasjonalt ID-kort eller førerkort)
• Passbilder eller identitetsfoto

3.2 Kontaktopplysninger

• Postadresse (hjemmeadresse)
• E-postadresse
• Telefonnummer

3.3 Bestillings- og overnattingsopplysninger

• Reservasjonsdetaljer (innsjekk- og utsjekkdatoer, romtype, antall gjester)
• Spesielle forespørsler og preferanser (f.eks. diettbehov, tilgjengelighetshjelpemidler)
• Historikk for tidligere opphold og bestillinger
• Lojalitetsprogrammedlemskap og poengsaldo
• Betalingsinformasjon (kortnummer er ikke lagret i sin helhet; vi benytter tokenisering)
• Fakturaopplysninger

3.4 Kasinorelaterte opplysninger

• Alder og aldersbekreftelse (for å sikre at gjesten er over 18 år)
• Spillehistorikk og transaksjonsdata
• Innskudd og uttak
• Selveksklusjons- eller spillbegrensningsstatus (i henhold til norsk spillregulering)
• Opplysninger innhentet som ledd i tiltak mot hvitvasking av penger (AML) og kjenn-din-kunde-prosedyrer (KYC)
• Politisk eksponert person-status (PEP-screening)

3.5 Tekniske og digitale opplysninger

• IP-adresse
• Informasjonskapsler (cookies) og lignende sporingsteknologier
• Enhetsidentifikatorer (enhetstype, operativsystem, nettlesertype og -versjon)
• Logg- og tilgangsdata (tidspunkt for besøk, sider besøkt, klikkmønstre)
• Geografisk plassering (på overordnet nivå, basert på IP-adresse)
• Referanse-URL og søkemotorsøk som ledet deg til nettstedet vårt

3.6 Kommunikasjonsdata

• Innhold i meldinger sendt til oss via kontaktskjema, e-post eller chat
• Innspilte telefonsamtaler (der dette er lovlig og du er varslet)
• Tilbakemeldinger og vurderinger du har gitt om oppholdet eller tjenestene våre

3.7 Helse- og tilgjengelighetsopplysninger

• Opplysninger om funksjonsnedsettelse eller spesielle behov som er nødvendige for å tilrettelegge for ditt opphold (behandles kun etter ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 9)

3.8 Videoovervåkingsdata

• Videoopptak fra overvåkingskameraer (CCTV) på hotellets fellesarealer og i kasinolokaler, som benyttes for sikkerhets- og reguleringsformål

4. Rettslig grunnlag for behandling

Vi behandler dine personopplysninger kun der vi har et gyldig rettslig grunnlag i henhold til GDPR artikkel 6. Nedenfor finner du en oversikt over de rettslige grunnlagene vi benytter:

4.1 Oppfyllelse av avtale (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b)

Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å inngå og oppfylle avtaler med deg, for eksempel ved hotellbestilling, levering av romtjenester, restaurantreservasjoner og kasinotjenester. Uten slik behandling vil vi ikke kunne levere tjenestene du har bestilt.

4.2 Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c)

Vi er underlagt en rekke lovpålagte forpliktelser som krever at vi behandler personopplysninger, herunder:

• Regnskapsloven og bokføringsloven (oppbevaring av regnskapsdata)
• Lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering (hvitvaskingsloven)
• Lov om lotterier m.v. og tilknyttede regulatoriske krav fra Lotteri- og stiftelsestilsynet
• Passloven og utlendingsloven (registrering av hotelglestes identitet)
• Skattelover og rapporteringsforpliktelser

4.3 Berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f)

Vi behandler personopplysninger på grunnlag av vår berettigede interesse der dette ikke overstyres av dine personverninteresser eller grunnleggende rettigheter, herunder:

• Forebygging av svindel, sikkerhetshendelser og kriminalitet
• Videoovervåking for sikkerhetsmessige formål i fellesarealer
• Direkte markedsføring til eksisterende kunder (med mulighet for å reservere seg)
• Forbedring av tjenestene våre gjennom analyse av bruksmønstre
• IT-sikkerhet og nettverksbeskyttelse
• Håndtering av juridiske krav og tvister

4.4 Samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a)

I visse tilfeller ber vi om ditt samtykke til behandling av personopplysninger, herunder:

• Markedsføringskommunikasjon via e-post, SMS eller push-varsler der du ikke er eksisterende kunde
• Bruk av ikke-nødvendige informasjonskapsler og analyseverktøy
• Behandling av særlige kategorier av personopplysninger (f.eks. helseopplysninger for tilrettelegging)
• Deling av bilder eller videoer der du er identifiserbar, til markedsføringsformål

Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke uten at dette påvirker lovligheten av behandlingen som fant sted før tilbaketrekkingen. For å trekke tilbake samtykke, kontakt oss på privacy@merquavianroyalstay.com.

4.5 Vitale interesser (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav d)

I nødssituasjoner kan vi behandle personopplysninger for å beskytte dine eller andre personers vitale interesser, for eksempel ved medisinske nødsituasjoner under oppholdet.

4.6 Allmennhetens interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e)

I den grad vi utfører oppgaver i offentlighetens interesse eller som ledd i utøvelse av offentlig myndighet, kan dette grunnlaget benyttes. Dette er imidlertid ikke et primært grunnlag for vår virksomhet.

5. Formål med behandlingen

Vi behandler dine personopplysninger til følgende formål:

5.1 Levering av hotell- og kasinotjenester

• Håndtering og bekreftelse av reservasjoner og bestillinger
• Innsjekk og utsjekk av gjester
• Levering av rom, restauranttjenester, spa og andre fasiliteter
• Administrasjon av kasinoaktiviteter og spilling
• Behandling av betalinger og utstedelse av fakturaer
• Håndtering av lojalitetsprogram og fordeler

5.2 Kundeservice og kommunikasjon

• Besvarelse av henvendelser og klager
• Sending av reservasjonsbekreftelser og viktig informasjon knyttet til ditt opphold
• Tilbakemelding etter opphold
• Håndtering av spesielle forespørsler

5.3 Sikkerhet og trygghet

• Forebygging og avdekking av svindel og kriminalitet
• Videoovervåking for å ivareta sikkerheten til gjester, ansatte og eiendom
• Tilgangskontroll til hotellets og kasinoets lokaler
• Alderverifisering for kasinoadgang (18-årsgrense)

5.4 Overholdelse av lovkrav

• Gjennomføring av KYC- og AML-kontroller i henhold til hvitvaskingsloven
• Registrering av gjestenes identitet i henhold til hotell- og politilovgivning
• Rapportering til skattemyndigheter og andre offentlige organer
• Administrasjon av selveksklusjonsregistre og ansvarlig spilling

5.5 Markedsføring og personalisering

• Sending av nyhetsbrev, tilbud og kampanjer (med gyldig rettslig grunnlag)
• Personalisering av tjenester og kommunikasjon basert på preferanser og historikk
• Gjennomføring av spørreundersøkelser om tilfredshet
• Administrasjon av konkurranser og kampanjer

5.6 Analyse og tjenesteutvikling

• Analyse av nettstedtrafikk og bruksmønstre for å forbedre brukeropplevelsen
• Utvikling og testing av nye tjenester og funksjoner
• Statistisk analyse for intern rapportering og planlegging

6. Deling av personopplysninger

Vi deler dine personopplysninger kun der det er nødvendig og i samsvar med gjeldende lovgivning. Vi selger aldri dine personopplysninger til tredjeparter. Nedenfor finner du en oversikt over kategoriene av mottakere vi kan dele opplysninger med:

6.1 Databehandlere

Vi benytter oss av eksterne leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne som databehandlere. Disse er bundet av databehandleravtaler og kan kun behandle opplysninger etter våre instrukser:

• Leverandører av hotellstyringssystemer (PMS)
• Betalingstjenesteleverandører og banker
• Leverandører av bookingsystemer og kanalforvaltere
• IT-leverandører og skylagringstjenester
• E-postmarkedsføringsplattformer
• Leverandører av kasinostyringssystemer
• Sikkerhetsleverandører (CCTV-systemer)
• Leverandører av analyseverktøy (f.eks. nettstedsanalyse)

6.2 Uavhengige behandlingsansvarlige

I visse tilfeller deler vi personopplysninger med tredjeparter som opptrer som selvstendige behandlingsansvarlige:

• Offentlige myndigheter og regulatoriske organer (f.eks. Lotteri- og stiftelsestilsynet, Finanstilsynet, skattemyndigheter, politiet) der vi er rettslig forpliktet til dette
• Revisorer og juridiske rådgivere (underlagt taushetsplikt)
• Forsikringsselskaper i forbindelse med skadekrav
• Reisebyråer og bookingplattformer (f.eks. Booking.com) der du har bestilt via disse)
• Kredittinstitusjoner og inkassoselskaper ved utestående fordringer

6.3 Konsernselskaper

Dersom er del av et konsern, kan vi dele opplysninger med tilknyttede selskaper for administrative formål, forutsatt at dette skjer i samsvar med GDPR.

6.4 Overføring til tredjeland

Dersom vi overfører personopplysninger til land utenfor EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområde), sørger vi for at overføringen er sikret gjennom egnede garantier i henhold til GDPR kapittel V, herunder:

• EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler (SCC) inngått med databehandleren eller den behandlingsansvarlige i tredjeland
• Vedtak om tilstrekkelighetsstandard der EU-kommisjonen har fastslått tilstrekkelig beskyttelsesnivå
• Bindende virksomhetsregler (BCR) for konsernoverføringer der dette er relevant

Du kan be om informasjon om hvilke mekanismer vi benytter for overføring til tredjeland ved å kontakte oss på privacy@merquavianroyalstay.com.

7. Lagring og sletting av personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene beskrevet i denne personvernerklæringen, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem. Nedenfor finner du generelle retningslinjer for lagringstid:

Etter utløpet av lagringsperioden vil personopplysningene bli slettet eller anonymisert på en sikker måte, med mindre lovgivningen krever lengre oppbevaring.

8. Informasjonskapsler og sporingsteknologi

Nettstedet merquavianroyalstay.com benytter informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologier for å forbedre brukeropplevelsen, analysere trafikk og levere relevant innhold og markedsføring.

8.1 Typer informasjonskapsler

• Nødvendige informasjonskapsler: Disse er strengt nødvendige for at nettstedet skal fungere korrekt og kan ikke deaktiveres. De krever ikke ditt samtykke.
• Funksjonelle informasjonskapsler: Disse husker dine preferanser og innstillinger for å gi en forbedret opplevelse (f.eks. språkvalg).
• Analytiske informasjonskapsler: Disse samler anonymisert statistikk om besøk på nettstedet for å hjelpe oss med å forstå brukeradferd og forbedre tjenestene. Vi benytter for eksempel Google Analytics.
• Markedsføringsinformasjonskapsler: Disse brukes til å vise deg relevante annonser på tvers av nettsteder og til å måle effektiviteten av reklamekampanjer.

Når du besøker nettstedet vårt for første gang, vil du bli presentert for en informasjonskapsel-banner der du kan gi eller avslå samtykke til ikke-nødvendige informasjonskapsler. Du kan når som helst endre dine preferanser via innstillingene for informasjonskapsler på nettstedet.

8.2 Slik administrerer du informasjonskapsler

I tillegg til innstillingene på nettstedet vårt kan du administrere og slette informasjonskapsler via innstillingene i nettleseren din. Vær oppmerksom på at deaktivering av visse informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten til nettstedet.

9. Dine rettigheter etter GDPR

I henhold til GDPR og norsk personopplysningslov har du en rekke rettigheter knyttet til dine personopplysninger. Disse rettighetene beskrives nedenfor:

9.1 Rett til innsyn (GDPR artikkel 15)

Du har rett til å få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall å motta en kopi av disse opplysningene samt informasjon om behandlingens formål, kategorier av opplysninger, mottakere, lagringstid og dine rettigheter.

9.2 Rett til retting (GDPR artikkel 16)

Du har rett til å kreve at vi retter uriktige personopplysninger om deg, og til å supplere ufullstendige opplysninger.

9.3 Rett til sletting («retten til å bli glemt») (GDPR artikkel 17)

Du kan be om at vi sletter dine personopplysninger når:

• Opplysningene ikke lenger er nødvendige for de formål de ble samlet inn for
• Du trekker tilbake ditt samtykke og det ikke finnes annet rettslig grunnlag
• Du har gjort innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes tungtveiende berettigede grunner
• Personopplysningene er behandlet ulovlig
• Sletting er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse

Merk at retten til sletting ikke er absolutt og kan begrenses av lovpålagte oppbevaringskrav eller andre rettslige grunnlag.

9.4 Rett til begrensning av behandling (GDPR artikkel 18)

Du kan kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger i visse situasjoner, for eksempel mens vi undersøker en innsigelse mot behandlingens nøyaktighet eller lovlighet.

9.5 Rett til dataportabilitet (GDPR artikkel 20)

Der behandlingen er basert på samtykke eller avtale, og utføres automatisk, har du rett til å motta dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig.

9.6 Rett til å gjøre innsigelse (GDPR artikkel 21)

Du har rett til å gjøre innsigelse mot behandling av dine personopplysninger som er basert på berettiget interesse eller på grunnlag av allmennhetens interesse. Vi vil da opphøre med behandlingen med mindre vi kan påvise tungtveiende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter.

Du har til enhver tid rett til å gjøre innsigelse mot behandling av personopplysninger for direktemarkedsføringsformål. Dersom du gjør dette, vil vi umiddelbart stanse slik behandling.

9.7 Rettigheter knyttet til automatiserte avgjørelser og profilering (GDPR artikkel 22)

Du har rett til ikke å være gjenstand for avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling, herunder profilering, og som har rettslig eller tilsvarende vesentlig virkning for deg, med mindre slik behandling er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale, er hjemlet i lov, eller du har gitt ditt uttrykkelige samtykke.

9.8 Rett til å klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vår behandling av dine personopplysninger er i strid med personvernlovgivningen, har du rett til å klage til Datatilsynet (den norske personvernmyndigheten):

• Datatilsynet
• Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
• Telefon: +47 22 39 69 00
• E-post: postkasse@datatilsynet.no
• Nettsted: www.datatilsynet.no

Vi oppfordrer deg imidlertid til å kontakte oss direkte i første omgang, slik at vi kan forsøke å løse din bekymring på en rask og tilfredsstillende måte.

9.9 Slik utøver du dine rettigheter

For å utøve noen av dine rettigheter ovenfor, send en skriftlig forespørsel til:

• E-post: privacy@merquavianroyalstay.com
• Post: ,

Vi vil besvare din forespørsel innen 30 dager. I komplekse tilfeller eller ved et stort antall forespørsler kan vi forlenge denne fristen med ytterligere to måneder, og vi vil i så fall informere deg om forlengelsen og grunnen til den innen den opprinnelige fristen. Vi kan be om bekreftelse av din identitet før vi behandler din forespørsel, for å beskytte sikkerheten til dine opplysninger.

Behandlingen av dine forespørsler er kostnadsfri. Dersom forespørsler er åpenbart grunnløse eller overdrevne, særlig på grunn av deres gjentakende karakter, kan vi likevel kreve et rimelig gebyr eller avslå å etterkomme forespørselen.

10. Sikkerhet og beskyttelse av personopplysninger

Vi tar sikkerheten til dine personopplysninger svært alvorlig og har implementert egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dem mot uautorisert tilgang, tap, ødeleggelse, endring eller ulovlig bruk. Tiltakene inkluderer blant annet:

• Kryptering av data under overføring (TLS/SSL) og i lagring der det er hensiktsmessig
• Tilgangskontroll og rollebasert tilgang til systemer med personopplysninger
• Regelmessig opplæring av ansatte i personvern og informasjonssikkerhet
• Rutiner for håndtering av personvernbrudd (datainnbrudd)
• Regelmessige sikkerhetsrevisjoner og sårbarhetsvurderinger
• Pseudonymisering og anonymisering av data der det er mulig
• Dataminimeringsprinsippet følges ved all behandling

Dersom det skulle oppstå et personvernbrudd som sannsynligvis vil utgjøre en risiko for dine rettigheter og friheter, vil vi varsle Datatilsynet innen 72 timer, og vi vil varsle deg direkte dersom bruddet sannsynligvis vil medføre høy risiko for deg, jf. GDPR artikkel 33 og 34.

11. Ansvarlig spilling og personvern

Som operatør av kasinovirksomhet er vi forpliktet til å ivareta prinsippene om ansvarlig spilling i henhold til norsk og europeisk regulering. Dette innebærer at vi behandler personopplysninger for å:

• Verifisere at spillere er over 18 år (aldersgrensekontroll)
• Administrere og respektere selveksklusjonsforespørsler
• Overvåke spillmønstre for å identifisere og bistå potensielt problemspillere
• Samarbeide med nasjonale selveksklusjonsregistre der dette er påkrevet
• Overholde grensene for innskudd og tap i henhold til regulatoriske krav

Behandling av opplysninger til disse formålene er basert på rettslig forpliktelse og berettiget interesse i å ivareta spillernes velferd og overholde regulatoriske krav.

12. Mindreårige

Tjenestene på merquavianroyalstay.com, og spesielt kasinofunksjonaliteten, er ikke rettet mot personer under 18 år. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra mindreårige. Dersom vi blir oppmerksom på at vi har samlet inn personopplysninger fra en person under 18 år uten gyldig grunnlag, vil vi umiddelbart slette slike opplysninger. Dersom du mener at vi har opplysninger om en mindreårig, ber vi deg kontakte oss på privacy@merquavianroyalstay.com.

13. Lenker til andre nettsteder

Nettstedet vårt kan inneholde lenker til tredjeparts nettsteder. Vi er ikke ansvarlige for personvernpraksisen til slike nettsteder og anbefaler deg å lese personvernerklæringene til alle nettsteder du besøker. Denne personvernerklæringen gjelder kun for merquavianroyalstay.com og de tjenester vi tilbyr.

14. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i vår behandling av personopplysninger, endringer i lovgivning eller andre forhold. Den oppdaterte versjonen vil alltid være tilgjengelig på merquavianroyalstay.com med angivelse av dato for siste oppdatering.

Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg via e-post (dersom vi har din e-postadresse) eller ved en tydelig melding på nettstedet. Vi oppfordrer deg til å gjennomgå denne erklæringen jevnlig for å holde deg oppdatert om hvordan vi beskytter dine opplysninger.

15. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål, bekymringer eller ønsker knyttet til behandlingen av dine personopplysninger, eller ønsker du å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på følgende måter:

Vi bestreber oss på å besvare alle henvendelser innen rimelig tid og senest innen 30 dager fra mottak av din forespørsel.